新流程的搭建
2019-11-29

  新建一个流程,怎么建?如果这个问题你心中不能有个逻辑框架,那还是要看完的。

  我们做流程管理的,自己做的事情怎么可能没有逻辑呢?这是不可能的。我这里要整理的就是要把我们搭建新流程要做的事情一件一件整理出来,将我们的工作顺序统筹好。

  第一步,明确需求(权重50%)

  一定要先了解你要新建的这条流程的目的是什么!这个很重要,这是你要建的这条流程的灵魂,所以你要静下心来与这个流程的需求方进行沟通,要明确的知晓要达到的目的是什么,要解决的问题是什么。比如新员工转正流程,目的就是为了让新员工通过试用期内的成果展示,让领导审批,达到同意转正或者暂时无法转正的效果。其实如果作为流程的发起者,要提出一条流程需求,必须要了解公司或组织的战略目标,制定出符合公司、组织战略目标的需求是非常关键的一步,这也是我把这一步设置成50%权重的意义。

  第二步,熟悉业务(权重15%)

  流程是一些活动,但是这一系列活动什么时候发生才是正确的,这个是流程管理者要重视的,正所谓合适的时间做正确的事。有了这种想法,自然就要去了解该流程触发的场景是什么,而场景用在公司或组织的用语就叫做业务。就拿质量检测流程举例吧,要搭建该流程,自然要熟悉生产线上产品生产过程发生的先后顺序,产品到哪一步应该进行质检,不能太早也不能太晚,否则都达不到质检的效果。

  第三步,逐个沟通(权重25%)

  流程的背景前面都了解,下面要做的就是了解流程怎么走,就是确定流程的输入资源、流程活动、活动的相互作用、输出结果这四个要素,说的简单点,就是要确定流程要经过谁、每个人都要做什么、做这些事的先后顺序应该怎么排,流程要产生什么服务或者产品。这么多东西?不要怕,不要慌张,其实我们就做一件事就可以了——顺藤摸瓜!

  顺藤摸瓜,藤:在确定了该业务流程的参与人员后,我们需要一个一个的沟通,需要了解的是他们在流程中都要做什么(what),怎么做的(how),在他们印象中该流程的其他人应该是怎么做的(other how);了解完这三个问题,闪人!毕竟沟通是要花时间,肯定是要讲究效率的,带着问题去问,效率自然非常高。一个人问完了,别着急,我们要消化一下嘛,毕竟吃多了可能会撑的,怎么消化呢?将问到的内容整理成一个流程图的雏形,可以用任何工具记录该流程第一步做什么、怎么做;第二部做什么、怎么做;第三步做什么、怎么做.....当然,时间允许的情况下,可以用画图工具将流程图的雏形画出来,比如viso、xmind等,若时间紧张,用笔记录一下也是可以的,至少流程逻辑在脑子里要形成链条。

  该部分的主题是逐个沟通!不错,流程管理者需要去逐个与该流程的参与人沟通,问清楚上面那三个问题(what、how、other how),然后每问完一个人就完善一下自己的流程雏形,直到问完最后一个人。这时候的流程是经过了多次的完善和补充的,如果有熟悉项目管理的,可以很容易想到迭代型生命周期,不错,这里就是采用迭代的方式不断的完善流程。有人说我找一两个关键人员问一下不就好了吗?千万别偷懒哦,流程中的每个人都有自己的看法,所谓屁股决定脑袋,立场不同自然想法不同,逐个沟通的必要性肯定是需要的;当然,这里的“逐个”是逐个节点的意思,不需要每个节点的每个人都沟通一遍,没有必要,也没有那么多时间,比如费用报销,会计可能有很多人,我们找业务最熟的会计问就可以了。

  第四步,流程呈现(权重5%)

  前面的刀都磨好了,剩下的就是砍木头了。按照之前收集的资料用软件系统呈现出来就好了,可以用viso+word+excel,画流程图,写节点说明,整理流程表单,也可以用xmind+excel等等,方式很多,哪个顺手用哪个。然后再将文件交给信息部设置完成即可。

  到此,一个新的流程就算设计完了,其实也很简单,就是需要耐心的去做就好了。

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